Team Virtuale: come ottimizzare le performance con il “Manifesto del Team”

Il lavoro a distanza non è una novità. Eppure, molte aziende dovevano ancora adottare questo modo di lavorare prima del coronavirus.
Tutto è cambiato durante la pandemia del Covid-19 che ha costretto molte aziende a chiudere gli uffici e obbligare i loro collaboratori a lavorare da casa.

In realtà Il lavoro a distanza è utile per diversi motivi.
Credo che, quando passeremo questo periodo complicato, molte aziende manterranno questa buona abitudine e molte persone preferiranno continuare a lavorare da remoto piuttosto che tornare in ufficio tutti i giorni.

Per le aziende i principali benefici sono:

  • Continuare a lavorare in situazioni di crisi e di chiusura degli uffici
  • Accogliere nei propri Team competenze e talenti lontano dalle proprie sedi, come ad esempio all’estero.
  • Offrire servizi 24 ore su 24 impiegando persone in fusi orari diversi da location diverse.
  • Ridurre spese generali riguardanti trasferte, viaggi ed altre.

Il lavoro a distanza offre anche diversi vantaggi ai dipendenti. Ad esempio, consente loro di:

  • Avere una maggiore autonomia sul loro lavoro.
  • Maggiore flessibilità per gestire impegno personali e lavorativi.
  • Risparmio di tempo, riducendo le ore di viaggio per andare in ufficio.
  • Lavorare da ovunque (casa, casa in campagna o al mare, etc).
  • Lavorare con un setting più comodo o adattato a specifiche difficoltà fisiche motorie.

Ciò nonostante, passare da un Team classico nell’ambiente di ufficio al Team virtuale che lavora da remoto non è una passeggiata senza sfide.
La principale domanda che si pone un’azienda è “Come garantire che tutti rimangano produttivi, connessi e coinvolti?”
Dato che le possibilità di confronto non possono essere frequenti, una buona comunicazione è fondamentale se vuoi che il tuo team rimanga produttivo, impegnato e allineato.

Quindi, esamineremo insieme alcuni passaggi pratici per la creazione di un team virtuale di successo. Ciò includerà:

  1. Creazione del Manifesto del team che elenchi gli elementi importanti che il team deve ricordare
  2. Linee guida operative del team virtuale, che chiariscono come ci si relaziona concretamente e come tenere traccia dei progressi del lavoro in Team.

Manifesto del team virtuale

In un team tradizionale, in cui i membri si incontrano regolarmente faccia a faccia, è facile comunicare e tenersi aggiornati.
Ma, con un team virtuale, il rischio di un minore coinvolgimento è maggiore.

Quindi, è essenziale definire in modo esplicito il PERCHÉ’ il tuo team esiste.
Qual è il suo scopo principale? In che modo il lavoro di ogni membro del team contribuisce al successo del team e all’organizzazione nel suo complesso?

Ogni membro deve trovare la visione e la strategia aziendale convincente e deve essere stimolata da ciò che il team deve realizzare.
Questo può essere difficile in un team virtuale. perché ogni persona ha bisogno di trovare la propria spinta interiore e la propria determinazione se vuole continuare a lavorare in modo produttivo e raggiungere i propri obiettivi, soprattutto da remoto.

Un ottimo modo per mantenere tutti sulla buona strada è quello di utilizzare il Manifesto del Team virtuale.
Sostanzialmente il Manifesto del Team funziona come una guida all’uso, a cui i membri del team possono fare riferimento per verificare che stiano andando tutti nella direzione corretta ed auspicata, consentendo loro una maggiore facilità e semplicità di lavoro.

Di solito è molto consigliato quando una Team viene creato. Ma può anche essere utile se un Team è in difficoltà e ha bisogno di chiarire nuovamente il proprio scopo, la propria esistenza.
Ma passiamo a verificare quali sono gli elementi che vanno inclusi nel Manifesto.

  • Perché: Questo punto fornisce le informazioni essenziali sul motivo per cui il team è stato creato.
    Per risolvere un problema particolare? O per gestire task quotidiani? Perché è importante questo Team? In che modo il Team sarà utile all’organizzazione nel raggiungere gli obiettivi strategici?
  • Obiettivo: In questa parte va declinato l’obiettivo principale del Team, possibilmente in una sola frase. Questo è fondamentale nel Manifesto! Definendo un obiettivo chiaro per tutti i membri del Team, il tuo team saprà cosa deve e vuole raggiungere. Senza chiarezza di obiettivo (declinato all’interno del Team), le persone potrebbero perdersi e iniziare a perseguire i propri ordini del giorno, indipendentemente dagli obiettivi generali della tua squadra. Questo rappresenta la bussola!
  • Compito: cioè l’attività che il Team è chiamato a svolgere per raggiungere l’obiettivo. Sviluppo e creazione di nuove idee? Oppure è l’attività di Problem Solving? Oppure il team è chiamato a prendere una decisione? Oppure ancora il compito è quello di monitorare un processo? Se tutti i membri avranno chiaro il compito del Team avranno una maggiore consapevolezza sulle risorse necessarie, sul percorso da intraprendere per raggiungere l’oboettivo
  • Metodo: Come il team opererà quotidianamente? Questo può essere un piano dettagliato o definire un certo numero di regole capaci di governare la realizzazione del compito. Nel corso del lavoro di Team Virtuale l’ansia legata alla realizzazione del compito spesso spinge ad agire ancor prima di pensare a come agire. La fretta di fare rischia di portare il gruppo a non fissare le regole del fare e del fare insieme! Così, in assenza di un metodo, l’azione trova altri criteri di regolazione: l’abitudine al modo consueto di lavorare, l’imposizione del capo, l’improvvisazione. Tutte soluzioni che presentano gravi rischi.
  • Ruoli: Per avere successo, le persone devono sapere esattamente quali sono le proprie competenze ed i propri limiti. Qualcuno ha bisogno di formazione? Ci sono delle manchevolezze nel Team? Chi sarà il responsabile di quali task? Chi è il collegamento tra il tuo team e gli altri stakeholder?
  • Delega di potere: Ora che hai chiaramente stabilito i ruoli, guarda cosa i membri del team possono e non possono fare per raggiungere l’obiettivo. Quanto tempo possono assegnare alla missione di squadra? Quali sono le priorità delle attività del team in relazione ad altre responsabilità? Quale budget è spendibile? Cosa può fare il team, cosa non può fare e cosa ha bisogno di approvazione preventiva per fare?
  • Risorse e supporto: in questa sezione puoi elencare le risorse ed il supporto disponibili per il team. Ad esempio, budget, tempo, attrezzature e persone. È inoltre possibile descrivere in dettaglio la formazione e il supporto a disposizione dei membri del team.
  • Rispetto dei vincoli: non riconoscere un vincolo può portare il Team a sprecare il proprio lavoro. Ad esempio, il risultato non viene raggiunto in tempo oppure non si è tenuto conto delle strategie più generali dell’azienda, o ancora si pianifica l’investimento di risorse che invece non c’erano. La frase che identifica queste situazioni è “non abbiamo tenuto conte che…”
  • Accordo: Il Manifesto del Team dovrebbe includere il contributo di tutte le parti coinvolte, che si tratti team Leader, i membri del team o altre parti interessate esterne. Infine, è necessario assicurarsi che tutti lo sottoscrivano in modo formale. Questo significa far firmare il Manifesto a tutti i membri del team. Si tratta di un gesto simbolico che però assicura l’impegno di tutti. Aiuta anche a creare responsabilità di ognuno verso gli altri e verso l’organizzazione.

Linee guida operative del team virtuale

Il Manifesto del team virtuale deve essere più innovativo rispetto a uno progettato per un team classico che lavora in uffici. Questo perché ci si aspetta che le persone lavorino con un livello superiore di iniziativa, di comunicazione e collaborazione.

Quindi, oltre al Manifesto è consigliabile aggiungere una serie di “Regole operative del team virtuale”. Ad esempio:

  • Quanto velocemente ci si aspetta che le persone rispondano a messaggi diretti o e-mail?
  • Tutti saranno disponibili durante le stesse ore oppure alcune persone saranno disponibili solo in determinati orari?
  • Si userà sempre la video conferenza in ogni riunione oppure solo in alcune situazioni?
  • In che modo le persone monitoreranno e condivideranno i loro progressi? Utilizzeranno un’app per la gestione dei progetti? Oppure un foglio Excel condiviso?
  • Come condividerete i file e come ci lavorerete insieme?

È importante sottolineare subito queste regole con il tuo team virtuale perché non avrai la possibilità di parlare con loro come in ufficio!
Non bisogna comunque esagerare con le regole. A mio parere puoi iniziare a pensare alle tre regole più importanti che il tuo team virtuale segue (o dovrebbe seguire).

Gli strumenti IT e i servizi web sono fondamentali per consentire alle persone di comunicare, collaborare e rimanere produttive mentre lavorano da casa.
In questa parte, da vecchio informatico quale sono, cercherò di porti delle domande utili che possano aiutarti nel fare scelte ottimali per aiutare il tuo team a lavorare in modo efficiente anche da remoto.
A mio parere devi considerare almeno questi 3 contesti:

  • Strumenti di comunicazione: questi sono essenziali per aiutare le persone a rimanere connesse e informate, e per ridurre i problemi relativi all’isolamento o alla solitudine. Le app più popolari includono Slack, Skype, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts, Meet e Workplace from Facebook.
  • Strumenti di collaborazione e condivisione: includono app che aiutano la collaborazione e consentono a te e al tuo team di scambiarsi idee. Ma non solo: una dei principali beneifici è quello di salvare e recuperare file, collaborare ai documenti e condividere informazioni, anche di grandi dimensioni. Il mio preferito è Dropbox Business ma puoi pensare anche a Microsoft Sharepoint e Google Drive.
  • Strumenti di produttività: esistono strumenti di produttività che consentiranno al tuo team di delegare attività, impostare scadenze e registrare i loro progressi. Le app per la produttività che potresti prendere in considerazione includono Trello, Basecamp e Microsoft Project.

Prima di scegliere uno strumento poniti alcune domande importanti:

  • Quanto è facile da usare per tutti i membri del mio team? Sarà necessario un membro che faccia da gestore e da supporto per gli altri?
  • Sarà necessaria della formazione?
  • È necessario interfacciarsi con il reparto IT per assicurarsi che il software sia compatibile con le attuali policy aziendali?
  • Quale impatto economico per l’azienda?
  • Altri team in azienda usano già strumento che potrebbero essere utili al tuo??
  • Quanto sono sicuri in termini di privacy e anti hacking?
  • Gli altri stakeholder dovranno utilizzarli? A che livello di cultura IT sono?

Forse molte persone del tuo team già utilizzano vari strumenti. Quindi è una buona idea decidere sin da subito quali strumenti utilizzare, come e quando utilizzarli col tuo team, per evitare confusione e inefficienza.

Conclusioni

La creazione di un team virtuale può essere complessa, ma può anche fornire una serie di vantaggi a tutti gli interessati, inclusa l’azienda.

Credo che i Team virtuali non siano legati solo alla situazione del Covid-19 ma rimarranno. Prenderanno spazio sempre di più nel tempo. È quindi essenziale che le aziende sappiano come creare e gestire al meglio i team nuovi e quelli esistenti per il lavoro da remoto.

Questo richiede pianificazione e preparazione da diversi punti di vista.

Forse un coach come me, esperto sia nel campo dell’Information Technology che nella gestione evoluta dei Team, possa essere per te e la tua azienda una risorsa importante e strategica per sviluppare i Team Virtuali, i Team del futuro!

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