Team sovraccarico di lavoro? Ecco 6 strategie per gestire lo stress

L’azienda sta attraversando un periodo di lavoro straordinario, il tuo team è sovraccarico e inizia a dare segni di cedimento?

Possono capitare momenti che richiedono uno sforzo maggiore, ma se ti accorgi che i giorni di malattia e i malumori aumentano, forse è il caso di correre ai ripari.

In questo articolo ti spiego come far sì che la tua squadra mantenga alte le proprie performance senza crollare sotto il peso dello stress ed evitando che situazioni simili si ripropongano in futuro.

Team Overload, quando il team è sovraccarico

In inglese si chiama Team Overload, sovraccarico di squadra.

Chiunque di noi ha un limite fisico che gli permette di sostenere un certo carico di lavoro e quando questo limite viene superato, la nostra efficienza e la nostra efficacia diminuiscono.

La stessa dinamica funziona anche per i team: anche loro hanno il proprio massimale, superato il quale le performance iniziano a calare.

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Come riconoscere se il team è sovraccarico

Gli effetti del sovraccarico di squadra possono comparire piano piano oppure all’improvviso, e li puoi notare a più livelli:

pratico: la squadra si impegna molto, ma fatica a raggiugnere gli obiettivi stabiliti;
psicologico: le persone appaiono demoralizzate, meno coinvolte, più inclini al risentimento;
fisico: la loro salute peggiora a causa dello stress, possono verificarsi casi di burnout.

Le performance della tua squadra hanno delle ripercussioni sui profitti dell’azienda, quindi è bene che tu trovi un modo per mantenere un equilibrio tra il carico di lavoro e le possibilità delle tue persone.

Del resto, il tuo ruolo di responsabile ti impone non solo di impegnarti a raggiungere gli obiettivi aziendali, ma è anche di prenderti cura del tuo gruppo.

6 tecniche di gestione dello stress da sovraccarico di lavoro nel team

Ecco dunque alcuni consigli per rispondere ai momenti difficili.

1) COINVOLGI LE PERSONE

Le aspettative di “chi sta sopra di te” a proposito dei risultati da raggiungere potrebbero essere slegate dalle effettive capacità del tuo team. Oppure tu stesso, per timore di dire no alle loro richieste, hai caricato la tua squadra di un peso eccessivo.

In entrambi i casi è necessario un riallineamento.

Quando percepisci un sovraccarico di lavoro, parlane al tuo responsabile di livello superiore, al titolare o ad altre figure decisionali.

Non lamentarti e basta: spiega la situazione, fai capire loro le ripercussioni negative che questo ha sul profitto aziendale, e proponi soluzioni. Sii però pronto ad accettare un eventuale rifiuto, se validamente motivato: a volte potrebbe essere inevitabile dover mantenere regimi di lavoro elevati.

2) COMUNICA E DIMOSTRA INTERESSE

A peggiorare il sovraccarico di lavoro può contribuire il tuo atteggiamento.

Se il tuo team vede che non ti rendi conto della situazione o che non ti interessa risolverla, la tensione potrebbe aumentare e le performance scendere ulteriormente.

Ecco cosa puoi fare:

Assicurati costantemente di come stiano le persone.
Come? Chiediglielo! Soprattutto quando assegni nuovi compiti, chiedi un onesto feedback sulla tua decisione. Se si sentiranno libere di parlare, ti sarà più facile tenere sotto controllo l’evolversi degli eventi e rispondere rapidamente se dovessero peggiorare.
Coinvolgile, chiedi il loro contributo.
Sicuramente avranno un’opinione su cosa stia succedendo e anche dei suggerimenti per gestire meglio i carichi di lavoro.
Valorizza ciò che fanno e concedi un recupero.
Un membro del tuo team ha portato a termine un compito che ha richiesto tempo e sforzi? Non fargli mancare il tuo apprezzamento e, ancor di più, concedigli un momento per riprendersi: a tirare troppo la corda, si finisce col spezzarla.

3) AIUTA IL TEAM SOVRACCARICO A DEFINIRE PRIORITÀ E PIANO D’AZIONE

Una ricerca condotta dalla Stanford University ha scoperto che il sovraccarico di lavoro porta i membri del team a essere meno efficaci e confonde la loro capacità di priorizzare i compiti, tralasciando quelli più importanti a favore di quelli meno importanti.

La Workfront, organizzazione che si occupa di gestione di progetti, nel 2015 ha condotto un sondaggio su 600 dipendenti e ha scoperto quanto fatichino a trovare il tempo per svolgere le loro mansioni primarie. In particolare, gli intervistati hanno dichiarato di riuscire a dedicare solo il 46% del loro tempo ai compiti essenziali richiesti dai loro ruoli, mentre ben il 16% è impiegato in riunioni considerate inutili o attività non essenziali.

Per evitare gli effetti del sovraccarico, aiuta il team nel definire le priorità.

In qualità di loro manager, sei nella posizione migliore per identificare quali siano le più importanti e quali quelle da tralasciare.

Ti consiglio di seguire questi step:

definisci quali siano gli obiettivi della tua squadra,
chiedi ai membri di elencare le loro attività, le cose da fare, e di individuare quelle che contribuiscono e quelle che NON contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi,
insieme a loro rivedi la lista, modifica la gerarchia delle attività e, se possibile, elimina quelle inutili. Basa la tua valutazione su ciò che è importante per l’azienda, il ruolo del tuo team e ciò che riesce meglio a ogni singolo membro,
stima il tempo che i membri dovrebbero dedicare a ogni attività e pianificale per giorno, settimana e mese.

So bene che possono insorgere imprevisti di ogni tipo, quindi rivedi regolarmente (anche ogni giorno) le liste delle priorità per verificare che siano ancora valide e apportare eventuali modifiche.

4) RIDUCI LE PERDITE DI TEMPO, ELIMINA IL MULTITASKING E FAVORISCI IL FLOW

Quando il tempo a disposizione è poco, va sfruttato al meglio.

Puoi favorire il lavoro del tuo team riducendo le distrazioni: troppe email, accesso ai social e, soprattutto, riunioni inutili. Limita le riunioni solo a quelle davvero essenziali e concentra l’attenzione su questioni importanti, come priorità e responsabilità.

Ma puoi fare di più.

Hai presente quella fantastica sensazione di concentrazione profonda che ogni tanto riesci a raggiungere mentre lavori? Si chiama ‘flow’, flusso.

Quando il tuo team deve gestire tanto lavoro, il flow permette di velocizzare le tempistiche senza sacrificare la qualità.

Questa profonda concentrazione non può essere raggiunta se si lavora in multitasking.

Nel libro “Peopleware: Productive Projects and Teams”, Tom DeMarco e Tim Lister spiegano che riprendere un’attività dopo un’interruzione richiede fino a 25 minuti e per rientrare nel flow ne servono altri 15! Capisci che nel corso di una giornata queste interruzioni si traducono in ore di lavoro perse.

Dunque, fai tutto quello che ti è possibile per permettere alle persone di lavorare senza interruzioni.

5) VAI ALLA RICERCA DELLE PERFORMANCE NON OTTIMALI

Non sempre le lamentele del tuo team a proposito del sovraccarico di lavoro potrebbero essere fondate.

Se secondo te i compiti assegnati sono accettabili, il problema è decisamente un altro: mancano le competenze? Non sono state chiarite bene le responsabilità? L’attrezzatura in uso è lenta o obsoleta?

Individua dove si annidano le scarse prestazioni: riguardano tutti? Oppure solo poche persone (o una sola) che influenzano tutte le altre?

Chiediti poi come risolvere la situazione: puoi integrare le competenze, riassegnare i compiti o sostituire l’attrezzatura? Puoi spiegare meglio le responsabilità di ognuno?

6) ALLARGA IL TEAM

E se semplicemente avessi bisogno di più persone per portare a termine il lavoro?

Se così fosse, puoi considerare l’assunzione di nuovo personale o l’esternalizzazione di alcune fasi.

Non aspettare troppo tempo prima di cercare nuove risorse. E, quando le avrai trovate, assicurati di introdurle gradatamente nel sistema, senza oberarle in modo improvviso.

Cambia l’ecosistema!

Come ho scritto all’inizio, un periodo di sovraccarico può capitare ed è sostenibile. Quando però diventa cronico, affrontare l’emergenza non basta: bisogna agire più in profondità, risolvere il problema alla radice e far sì che non si riproponga più.

Quel che puoi fare è ripensare completamente l’operatività.

Tutti i suggerimenti indicati nei punti precedenti possono essere utilizzati sia per affrontare crisi momentanee o limitate a particolari compiti, sia per intervenire sul piano generale.

Ti riassumo i punti focali su cui concentrarti:

Crea le condizione giuste, sempre.
Coinvolgi, limita le perdite di tempo, favorisci il flow, stabilisci obiettivi chiari e priorità, individua gli anelli deboli.
Riprogramma.
Se parte del lavoro del tuo team non ha un grande valore per i risultati dell’azienda, rimandalo a un altro momento o scartalo.
Se è davvero importante, suddividi il lavoro in attività più facili da gestire o semplificalo.
Considera l’ipotesi di assumere nuove persone o di esternalizzare parti del lavoro.

Sono sicuro che seguendo questi 3 passaggi il tuo team saprà affrontare qualsiasi sovraccarico di lavoro. Ricordati che puoi sempre contattarmi per parlarne insieme senza alcun impegno.

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