Ruoli nel Team: definirli e distribuirli efficacemente

Quando osserviamo un team e le persone che ne fanno parte, una delle prime cose che chiediamo o ci chiediamo è: quali sono i ruoli nel team di ognuno?

Ma di cosa parliamo quando pensiamo al ruolo in un team?

Quali sono i ruoli nel team?

Intanto partiamo dalla definizione di ruolo.

il ruolo è una aspettativa di comportamento legata ad una certa posizione presidiata all’interno del team, o più in generale legata alla posizione nella struttura organizzativa
Cosi ci aspettiamo da una persona con un ruolo IT, risolva un problemi informatici

Questa è la base del concetto di ruolo ma sappiamo benissimo che non è così lineare nella realtà lavorativa.
Sebbene l’organigramma faccia bene il suo compito a livello formale, mostrando i vari livelli e ruoli di responsabilità. Quando entriamo più nel dettaglio ecco che i confini dei ruoli e dei relativi comportamenti operativi non sono più così chiari.

In particolare nel contesto di Team possiamo osservare che spesso i ruoli del team sono ruoli “tecnici” definiti sulla base delle sole competenze conoscenze ed esperienza, senza tener conto di altri criteri che portano a definire altri ruoli, spesso dinamici, di servizio al funzionamento efficace del team.

Quali sono questi ruoli nel team, che lavorano ad un livello diverso da quello tecnico ma che sostengono il lavoro eccellente di squadra?

Ruoli nel team Emergenti e Ruoli nel team Prescritti

Nei Team possiamo notare due principali categorie di ruoli:

Ruoli emergenti, che sono comportamenti che le persone assumono in modo naturale durante il processo di sviluppo ed evoluzione del team
Ruoli prescritti dall’organizzazione, ovvero determinati dalla struttura organizzativa e relativi alle funzioni e posizioni nell’organigramma

Ruoli nel team emergenti

I comportamenti che naturalmente alcune persone del team assumeranno sono comunque riconducibili a tre ruoli base comuni a tutti i gruppi di lavoro

Ruolo orientato al compito
Sono quelle persone che richiamano costantemente a ciò che si deve fare, ai tempi, definiscono i modi di realizzazione, propongono chi deve fare cosa, che prendono appunti e verbalizzano tutto ciò che accade in riunione
Ruolo di mantenimento
Sono quelle persone che cercano di mediare nelle divergenze e conflitti, che si preoccupano che tutti partecipino e si sentano a loro agio. Si concentrano sulla parte emotiva comunicativa e di coesione del gruppo
Ruoli di ostruzione
Sono quelle persone che rappresentano la parte critica, quelli che vedono difetti in qualsiasi idea o proposta di soluzione. Non deve influenzare negativamente il termine “ostruzione”. Questo ruolo è strategico e importante tanto quanto gli altri due, in particolare in team creativi, innovativi che hanno la necessità di esplorare molte possibilità

Questi ruoli sono sempre presenti in un gruppo di lavoro ma sono spesso dinamici: non sempre sono le stesse persone ad assumere lo stesso ruolo.
Ciò che fa la differenza in termini di efficacia, efficienza e di approccio al risultato è il livello di consapevolezza e di utilizzo di questi ruoli durante il lavoro di gruppo
Ma perché sono sempre presenti?

I Team e in generale i gruppi di lavoro sono sistemi relazionali complessi in continua evoluzione e penso che questi ruoli ne siano elementi necessari
Ecco perché, secondo me, è importante definire ed allenare anche questi ruoli nel team per un corretto sviluppo di un team work efficace ed efficiente

Un Libro Consigliato

Ruoli nel team prescritti dall’organizzazione

Il responsabile della produzione, il centralinista, l’impiegato dell’amministrazione sono tutti ruoli prescritti che prevedono un certo comportamento riconosciuto da tutti.

Anche nel team ci sono ruoli prescritti dall’organizzazione, come ad esempio il responsabile del team o team manager.
Molto interessante la visione dei ruoli di Quaglino, Casagrande e Castellano che, da un punto di vista più generale, identificano quattro aree di lavoro del team, che lo identificano e ne tracciano i limiti di azione, e alle quali appartengono alcuni ruoli.

Ruoli che essendo intrinsechi al team, possiamo ritrovare in ogni contesto organizzativo

Area del risultato
Qui troviamo tutto ciò che garantisce l’ottenimento del risultato. Riguardo ai ruoli ne individuano due:
👉 il conservatore, che raccoglie dati, li analizza e determina il campo del problema
👉 il realizzatore, proiettato sui risultati contrasta l’inerzia del gruppo, che spinge verso il continuo miglioramento

Area del lavoro
In questa aera è fondamentale il livello di coesione del gruppo. Due ruoli nel team:
👉 il metodologo, attento agli strumenti, i processi e l’organizzazione, utilizzatore del problem solving
👉 il negoziatore, mantiene alta la partecipazione dei membri del team e cerca di mediare e integrare punti di vista e proposte differenti

Area delle relazioni
La qualità delle relazioni tra i membri è il principale focus di questa area.
👉 il comunicatore è colui che si preoccupa che il livello di comunicazione sia sempre efficace ed efficiente, ricapitola e riassume affinché sia chiaro per tutti, agevola la condivisione di idee e punti di vista
👉 il facilitatore si preoccupa che tutti partecipino e diano il loro contributo nel lavoro in team, attento al clima nel team.

Area di qualità del lavoro
Qui il focus è sulla qualità dei risultati ottenuti in Team; quindi, che siano attribuibili al lavoro di tutti e siano davvero di utilità concreta all’organizzazione.
👉 L’innovatore sperimenta nuovi strumenti e metodologie, in cerca di nuove idee e soluzioni
👉 Il creativo ribalta gli schemi e i paradossi comuni, cambia schema di ragionamento e punti di vista, utilizza le risorse in modo diverso con approcci “laterali”

Gli autori ipotizzano che l’assunzione di questi ruoli avvenga sulla base delle qualità personali relazionali, gestionali, sociali e di personalità soft skills dei vari membri e dalla composizione del team.

Ma quale è il mio ruolo nel team?

A chi non è capitato nel corso della propria carriera di inciampare in questa domanda
A volte può accadere che il ruolo che assumiamo non sia chiaro e definito, come pure le aspettative di comportamento legate ad esso

Infatti, come ho detto all’inizio, il ruolo è definibile come una aspettativa di comportamento legata ad una certa posizione occupata nel Team o nell’organizzazione più in generale

L’ambiguità del ruolo è un elemento che impatta negativamente sull’efficienza personale e di Team che talvolta porta anche ad un incremento di turn-over perché produce stress e insoddisfazione professionale e personale.

E credo che la descrizione da biglietto da visita o da organigramma non possa risolvere il problema

A tutti noi piace avere chiaro cosa dobbiamo fare e quali risultati vogliamo raggiungere.
Semplicemente lavoriamo meglio.
E se sono coerenti con i nostri talenti e punti di forza, i nostri obiettivi e valori, le nostre propensioni di personalità, le nostre soft skills, siamo nelle condizioni di fare un lavoro eccellente!

Penso sia utile approcciare in modo diverso, includendo la definizione di altri ruoli dinamici nel team, consapevoli dell’influenza che hanno sulla qualità del lavoro di squadra e dei risultati.
Tenendo conto delle caratteristiche e talenti personali, dalle capacità e competenze di ognuno, che sono poi i criteri per la loro distribuzione efficace tra i membri

Cosa potremmo ottenere?

Quando c’è coerenza tra il “cosa faccio” e il “cosa sono” nel contesto lavorativo, oltre a determinare la soddisfazione personale e performance elevate, crea un clima positivo nel team
E forse potremmo anche creare nuove definizioni di ruoli, più chiari, creativi e utili 😊

Conclusione

Abbiamo “scoperto” l’esistenza di ruoli nel team, non convenzionali, che sono sempre presenti in ogni contesto organizzativo, anche se raramente esplicitati, presi in gestione e utilizzati dal Team.

Hanno una grande influenza sull’efficienza del team e sull’efficacia delle proprie azioni ma per poterli governare è necessaria prima una maggiore consapevolezza sulle persone, sulla loro personalità e soft skills, punti di forza e talenti. Elementi necessari per una corretta definizione dei ruoli utili alle gestione del team e per una distribuzione efficace di essi nel team