Qualunque manager o imprenditore, ogni giorno, si trova a dover risolvere problemi in azienda. L’abilità del problem solving è, forse, la più esercitata in assoluto ed è quella che influisce maggiormente nel successo di un business.

La creazione di un impresa e di una qualsiasi attività commerciale si basa sulla risoluzione dei problemi: ogni più piccola obiezione, dagli stipendi dei dipendenti ai costi da corrispondere ai fornitori, sono potenziali occasioni per trovare la soluzione più profittevole per il tuo business. Ci sono imprenditori che nascono come abili problem solver e altri che hanno bisogno di più allenamento: sicuramente l’abilità di trovare soluzioni ai problemi è un tratto acquisibile e non un diritto di nascita.

Ciò che è certo è che gli imprenditori che sono anche ottimi risolutori di problemi riescono a gestire meglio anche le richieste e le obiezioni dei loro clienti; proprio per questo è importante imparare a fare problem solving in modo efficace. 

In questa guida ti spiegheremo cos’è il problem solving, quali sono gli esercizi da fare per sviluppare questa abilità e in che modo sfruttarla per ottenere risultati concreti e tangibili per la tua impresa. Se sei pronto, iniziamo subito.

Ecco cos’è il problem solving e le tecniche migliori per risolvere problemi sul lavoro

Problem solving e decision making sono il pane quotidiano del manager e dell’imprenditore. Si tratta di due attività che fanno parte a pieno titolo della giornata tipo di un businessman. Ma quanti di noi hanno avuto una formazione nel problem solving a scuola? Chiaramente non è una disciplina e una soft skill che ti viene insegnata dietro i banchi dell’Università.

Sappiamo che è un elemento critico del nostro lavoro, ma sappiamo come trovare soluzioni in modo efficace? Scopriamolo insieme nei prossimi paragrafi di questa guida.

Problem solving: una definizione

Karl Popper, in una delle sue massime, ha affermato che:

Tutta la vita è una continua risoluzione di problemi

La soluzione dei problemi è l’essenza del lavoro di leadership aziendale. Come leader, l’obiettivo è quello di minimizzare il verificarsi di problemi e, nel caso in cui questi si verifichino, imparare a gestirne l’impatto sull’azienda e sui dipendenti.

Dunque, volendo dare una definizione di problem solving, possiamo dire che si tratta dell’abilità di risolvere i problemi trovando le soluzioni più profittevoli per la tua azienda.

Per acquisire abilità di risoluzione dei problemi, non bastano gli esercizi di problem solving: bisogna acquisire un certo mindset che permette di isolare e osservare il problema con una visione circolare. I problem solver migliori si guardano intorno, al di sotto e al di là del problema stesso. Vedono ben oltre l’ovvio e, soprattutto, vivono il problema come una potenziale opportunità di crescita.

Le fasi del problem solving

Generalmente, quando un manager si trova di fronte ad un problema, può reagire in diversi modi:

1. Si fa prendere dal panico;
2. Si appresta a trovare una soluzione velocemente;
3. Cerca qualcuno da incolpare.

Nonostante la seconda opzione possa sembrare la più naturale da seguire, è importante resistere alla tentazione di risolvere immediatamente il problema.

Uno degli errori più comuni che tu possa fare riguardo la risoluzione dei problemi risiede proprio nel trovare una soluzione immediata, senza  vedere i problemi come opportunità per migliorare i tuoi processi, le relazioni e l’esperienza. Secondo le statistiche,  le aziende perdono fino al 30% delle entrate ogni anno a causa di inefficienze nel processo gestionale.

Non avere fretta di risolvere il problema, ma inizia a percepirlo in modo diverso e a ricercarne le cause, mettendoti in discussione e rivedendo le tue responsabilità: la consapevolezza è sempre un buon modo per iniziare.

Ci sono diverse tecniche di problem solving che potresti sperimentare e tutte fanno capo ad un grande processo, che ti servirà come guida in questa avventura:

• Definisci il problema;
• Analizza e scomponi il problema;
• Comprendi le esigenze di tutte le persone coinvolte;
• Presenta possibili soluzioni;
• Scegli la soluzione migliore.

Vediamo insieme come sviluppare tutte le fasi di un processo di problem solving.

Tecniche di problem solving efficaci: i 5 punti da sviluppare

Abbiamo detto che per risolvere un problema è bene affidarci ad un percorso in cinque tappe, utili per condurci alla soluzione più efficace per il nostro business.

Analizziamo ora nel dettaglio ogni fase e capiamo in che modo applicare alcune tecniche vedendo veri e propri esempi di problem solving.

Definisci il problema

La cosa più importante da fare quando ci si trova davanti ad un problema è imparare a definirne i confini. Gli errori più comuni di problem solving si fanno proprio per la fretta di trovare una soluzione temporanea, senza inquadrare il problema e andare fino alla radice dello stesso.

Quando capisci quale aspetto di una situazione deve essere sbrogliato e affrontato, entra subito nel vivo del problema e concentrati sul nocciolo della questione.

Volendo fare un esempio, supponiamo che ti sia giunta voce che un dipendente indispensabile sia attualmente insoddisfatto e stia cercando lavoro altrove. Prima di offrirgli una retribuzione più elevata o una pianificazione più flessibile, dovresti capire se il problema è riscontrato da un solo dipendente o se tutti i dipendenti sono insoddisfatti. Il precedente approccio potrebbe trattenere un singolo membro del personale, mentre il secondo potrebbe prevenire problemi di insoddisfazione del personale in futuro.

Analizza e scomponi il problema

Una volta che hai focalizzato il problema, analizzalo in ogni suo aspetto e allena la parte più creativa di te, cercando di pensare out of the box. Che significa? Non pensare a soluzioni banali e d’effetto solo a breve termine, ma punta a qualcosa di più stabile e duraturo per arginare possibili ricadute in futuro.

Se analizzi tutte le variabili del problema, aumenti le probabilità di affrontare la questione in modo olistico.

Comprendi le esigenze di tutte le persone coinvolte

Di solito, quando si presenta un problema in azienda, ci sono più parti coinvolte. Se vuoi avere successo nel problem solving, lavora sulle tue doti empatiche e cerca di capire sempre le esigenze della controparte.

Gestire efficacemente i conflitti è una dote preziosa per un buon manager: la soluzione migliore è quella che soddisfa gli interessi di tutti.

Questo è il momento per dedicarti all’ascolto attivo e alla compilazione di un elenco con tutte le esigenze da soddisfare. Applicando questa tecnica, sarà più facile per te visualizzare una soluzione davvero efficace per tutti.

Presenta possibili soluzioni

In questa fase del processo, dedicati ad un brainstorming in cui raccogliere tutte le possibili soluzioni, magari utilizzando l’elenco sulle esigenze di tutti che hai compilato in precedenza.

La prima soluzione che ti viene in mente potrebbe non essere la migliore per la tua situazione. Una soluzione alla quale hai dato molta importanza non è sempre l’opzione migliore.

Se hai più opzioni, valuta i pro e i contro di ciascuna di queste.

Scegli la soluzione migliore

Se hai dedicato le giuste attenzioni a tutte le fasi precedenti a questa, hai già gettato le basi per la scelta di una soluzione ottimale. Nessuna soluzione è infallibile, ma se sei chiaro su quello che vuoi è  più facile  prendere una decisione saggia che avvantaggi tutti i soggetti coinvolti.

A questo punto, una volta scelta la soluzione migliore, dovresti affidare a tutte le persone coinvolte (te compreso) alcune responsabilità per poter agire velocemente. Chi realizzerà esattamente la soluzione o i diversi elementi della soluzione? Se non affidi delle responsabilità non succederà nulla e non si avrà nessun beneficio dal processo di problem solving.

Dovrai anche pensare a come misurare l’effettiva efficacia della tua soluzione, altrimenti non avrai modo di sapere quando e se il problema è stato risolto. Le soluzioni di problemi in un sistema complesso hanno spesso effetti collaterali indesiderati che possono essere peggiori del problema originale. Per questo è utile monitorare sempre l’impatto di ogni soluzione e aggiustare il tiro se il risultato non ti soddisfa.

Imparare a risolvere i problemi in azienda con il coaching

Le persone brave a risolvere i problemi sono le più preziose e rispettate in ogni area. I migliori manager e i migliori professionisti del mondo business hanno in comune proprio l’abilità di problem solving.

Come tutte le soft skills, dalla capacità di leadership all’empatia, il problem solving può essere allenato e sviluppato con un percorso specifico costruito su di te. Per essere un professionista di successo, un percorso di coaching è la scelta ideale: per crescere davvero e fare un passo avanti nella tua carriera, contattaci ora.

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