Il metodo Kaizen non è solo un sistema per lavorare sulla produttività: si tratta di una vera e propria filosofia, che affonda le sue radici in Giappone.

In realtà, quando fu concepito, l’approccio Kaizen non si applicava nel mondo del coaching, ma puramente nel mondo aziendale. La parola Kaizen deriva dalla fusione di due termini giapponesi: il primo, KAI (cambiamento, miglioramento) e il secondo, ZEN (buono, migliore), e significa cambiare in meglio, miglioramento continuo.

A parlare per primo di Kaizen fu Masaaki Imai che, nel 1986, utilizzò questo termine per illustrare la filosofia di business che alimentava i successi dell’industria nipponica negli anni ‘80, con un focus particolare verso la Toyota, simbolo dell’eccellenza produttiva del Giappone (tanto che si iniziò a parlare di Toyotismo).

Ma cosa c’entra il metodo Toyota con il Kaizen e perché quest’ultimo può essere considerato un approccio comportamentale da integrare per ottimizzare la tua produttività? In questa guida ti spiegheremo proprio come applicare il metodo Kaizen alla tua vita quotidiana e professionale, seguendo i suoi principi e sfruttando una serie di modelli. Se sei pronto, iniziamo subito.

Filosofia Kaizen: ecco come (e perché) puntare al miglioramento continuo

La maggior parte dei metodi e delle strategie per incrementare la produttività fornisce strumenti per affrontare progetti specifici o attività definite. Il metodo Kaizen incarna una filosofia di produttività giapponese che ti guida nell’organizzazione di tutto ciò che fai. Ecco come applicare questo modello nella tua giornata di lavoro.

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Kaizen: che cos’è?

Abbiamo detto che il metodo Kaizen abbraccia una filosofia di pensiero che può essere applicata a molti aspetti della vita. Quando fu concepita, questa filosofia faceva riferimento all’approccio produttivo delle aziende giapponesi che, dopo la Seconda Guerra Mondiale, capirono che, per essere più competitive, dovevano integrare nuovi modelli all’interno dei loro assetti.

Il concetto di Kaizen e la filosofia che racchiude è diventato sinonimo di impegno, a livello aziendale, per migliorare e razionalizzare in modo intelligente metodi di produzione, rispettando allo stesso tempo il prodotto, l’artigianato e le persone coinvolte nella realizzazione.

Le regole d’oro del Kaizen

Lo stesso approccio e le fasi che compongono il metodo Kaizen possono essere adattate a noi stessi e alla nostra vita professionale. In che modo? Ecco i dieci punti che riassumono l’approccio giapponese alla crescita:

1. Non tenere in considerazione le ipotesi: la misurazione è alla base di questo processo ed è da applicare al tuo processo lavorativo. Questo processo deve essere costantemente esaminato in ogni sua parte;
2. Sii proattivo e sviluppa la capacità di offrire soluzione dei problemi;
3. Non accettare lo status quo, ma ricerca l’innovazione continua e nuovi modi per fare il tuo lavoro in modo migliore;
4. Lascia andare il perfezionismo e assumi un atteggiamento adattivo: la perfezione è nemica del lavoro. Meglio agire che crogiolarsi fino a quando non si trova il modello perfetto;
5. Cerca soluzioni in caso di errori o di intoppi nel tuo processo di lavoro;
6. Crea un clima professionale in cui tutti si sentano autorizzati a contribuire;
7. Non fermarti mai alle apparenze di una problematica: cerca di scavare a fondo e chiediti perché si verifica un determinato atteggiamento;
8. Raccogli informazioni e opinioni di più persone;
9. Usa la creatività per trovare piccoli miglioramenti a basso costo;
10. Non smettere mai di migliorare: la ricerca del miglioramento continuo è l’unico modo per garantire un’efficienza durevole nel tempo e un processo di lavoro sempre più raffinato.

Come applicare (concretamente) la filosofia Kaizen

Abbiamo visto i “10 comandamenti” del metodo Kaizen che, come vedi, possono essere adattati a qualunque ambito professionale e a qualunque tipo di lavoro, che tu sia un imprenditore o un dipendente.

Ma come far entrare questa filosofia giapponese nel tuo modus operandi? 

• Non fermarti alla prima soluzione che trovi, ma cerca metodi più efficaci per svolgere il tuo lavoro. Anche se la tua giornata è sempre piena di impegni, ritagliati un po ‘di tempo per entrare in contatto con le tue priorità. Puoi utilizzare anche strumenti come la matrice di Eisenhower per analizzare le tue attività e definire quelle che devi svolgere con urgenza e quelle che puoi delegare. Prendi l’abitudine di trascorrere due ore a settimana solo con te stesso, per avere una visione a 360 gradi del tuo processo di lavoro da ottimizzare. Monitora sempre il tuo tempo e non lasciarti controllare dal suo scorrere: analizza la tua giornata, cerca di capire in quali momenti sprechi tempo e come ridurre lo spreco;
• Investi il 15-20% del tempo professionale a studiare e a testare nuovi approcci: non c’è investimento migliore di quello che riguarda la qualità della tua vita e del tuo lavoro;
• Analizza i tuoi processi lavorativi vincenti e, se hai un team, dagli un feedback e degli spunti utili per poter ristrutturare i loro processi in modo costruttivo. Sentendosi coinvolti, i tuoi collaboratori svilupperanno un senso di appartenenza all’azienda e una voglia di costruire valore e di contribuire alla sua crescita.

Da dove partire per essere più produttivo?

Abbiamo visto come il metodo Kaizen può guidarti verso il miglioramento e l’ottimizzazione continua della tua giornata professionale.

Imparare a gestire efficacemente il tuo tempo è fondamentale per tenere sotto controllo la risorsa più preziosa che hai, investendola nelle giuste attività e imparando a delegare quelle che non sono importanti per te. Imparare a ottimizzare i processi e ad azzerare gli errori ti porterà ad avere più consapevolezza e una maggiore conoscenza del tuo lavoro e dell’organizzazione in cui operi, migliorando la tua vita ma anche i prodotti o servizi che vendi.

Se vuoi crescere davvero e far fare un salto di qualità al tuo lavoro, inizia un percorso di business coaching con noi: non vediamo l’ora di ascoltare la tua storia e guidarti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi personali. Per iniziare ora il tuo processo di cambiamento, contattaci.

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