La matrice di Eisenhower, conosciuta anche come matrice urgente-importante, è uno degli strumenti più performanti per una gestione del tempo virtuosa.

Dwight Eisenhower ha vissuto una delle vite più produttive che si possano immaginare.

Oltre ad essere stato il 34 ° Presidente degli Stati Uniti, Eisenhower era un generale a cinque stelle nell’esercito degli Stati Uniti, era il comandante supremo delle forze alleate in Europa durante la seconda guerra mondiale ed era responsabile della pianificazione e dell’esecuzione delle invasioni in Nord Africa, Francia e Germania.

Accanto alla sua vita politica e agli incarichi istituzionali, Eisenhower coltivava una forte passione per il golf e la pittura ad olio. Ora ti starai chiedendo: come si fa a conciliare tutte queste attività?

L’elevata soglia di produttività di Eisenhower è stata oggetto di studio di molti ricercatori, curiosi di conoscere nel dettaglio il suo metodo.

In questa guida, ti spiegheremo i principi di gestione del tempo che hanno guidato il Generale Eisenhower, che si concretizzano in uno strumento importantissimo: la matrice delle priorità.

Gestione del tempo con il metodo Eisenhower

Che cosa si intende per urgenza e importanza nel time management? Perché la matrice di Eisenhower può aiutarti ad essere più produttivo? Scopriamolo subito nei prossimi paragrafi di questa guida.

Chi era il Generale Eisenhower

Per capire fino in fondo il metodo Eisenhower e i suoi principi, dobbiamo fare una piccola introduzione sul personaggio e della sua filosofia per la gestione del tempo e delle priorità.

Come abbiamo accennato, prima di diventare il 34 ° Presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower è stato a capo dell’esercito americano, nonché comandante supremo delle forze alleate durante la seconda guerra mondiale.

Durante la sua carriera militare, Eisenhower ha dovuto far fronte a compiti difficili, che richiedevano grande autocontrollo e consapevolezza.
Da qui la nascita di un vero e proprio metodo, che parte dall’assunto di distinguere i nostri compiti in base ai principi di urgenza e importanza.

La differenza tra attività urgenti e importanti

La prima distinzione che dobbiamo fare per comprendere la matrice di Eisenhower è tra il concetto di urgenza e quello di importanza.

Per Eisenhower:

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.

Come si traduce questa citazione in termini pratici?

Le attività urgenti sono le cose a cui pensi di dover far fronte immediatamente: possono essere, ad esempio, email e telefonate.
Le attività importanti, invece, sono quelle rilevanti nel lungo termine, capaci di accrescere il nostro valore e di condurci ai nostri obiettivi.

Molto spesso, scindere le attività urgenti da quelle importanti può essere complesso; il metodo Eisenhower è una guida eccezionale in questo senso.

Si tratta di un prezioso strumento decisionale, che ti aiuta a gestire il tempo efficacemente orientandoti verso una maggiore produttività eliminando gli ostacoli

Vediamo insieme le applicazioni del metodo Eisenhower nel time management e come fare per stabilire correttamente le tue priorità.

Matrice delle priorità: ecco come funziona

La matrice di Eisenhower si divide in quattro quadranti, che classifica le attività da svolgere in funzione della loro urgenza e importanza.

Nella fattispecie:

  • Quadrante 1 – importante / urgente: fa riferimento alle cose da fare subito;
  • Quadrante 2 – importante / non urgente: comprende quelle azioni da svolgere personalmente ma che possono essere rimandate;
  • Quadrante 3 – non importante / urgente: implica quelle attività che potresti delegare a terzi;
  • Quadrante 4 – non importante / non urgente: fa riferimento alle attività superflue che potresti eliminare.

matrice delle priorità

Il successo di questo principio si deve molto anche agli studi di Stephen Covey, che lo ha perfezionato e rivisto dando vita a quello che oggi definiamo matrice di Covey.

La parte migliore della matrice di Eisenhower è che permette una gestione del tempo sia giornaliera, decidendo le azioni prioritarie nelle nostre 24 ore, sia settimanale, mensile o addirittura annuale.

L’obiettivo di questo metodo è di aiutarti a gestire il tempo in maniera sana, eliminando le azioni perditempo e concentrandoti solo su ciò che conta per te.

Ma vediamo come funziona ciascun quadrante e che tipo di informazioni inserire al loro interno.

Q1 – Importante/ Urgente

I compiti che rientrano nel primo quadrante sono quelli importanti e urgenti, che devono essere svolti immediatamente.

Evitare di svolgere questi compiti con tempestività può portarti a conseguenze poco piacevoli, sia nella vita professionale che personale.

Per fare degli esempi, un’attività lavorativa che rientra nel Q1 potrebbe essere, ad esempio, la risposta ad una telefonata di un cliente importante che ha bisogno di chiarimenti immediati.

Q2 – Importante/ Non Urgente

Le attività presenti nel quadrante 2 sono importanti, ma non urgenti.

La maggior parte del tuo tempo dovrebbe essere collocato in questo quadrante, fondamentale perché in linea con il raggiungimento di obiettivi a lungo termine.

Sono esempi di compiti importanti ma non urgenti nella vita professionale il conseguimento di una certificazione accessoria.

In questa fase è fondamentale non cadere nella trappola della procrastinazione: il fatto che vi siano compiti importanti ma non urgenti non significa che debbano essere rimandati per sempre. Il rischio di rimanere in balia della procrastinazione è che queste attività traslino dal quadrante 2 al quadrante 1.

Q3 – Non importante/ Urgente

Nel terzo quadrante della matrice di Eisenhower trovano spazio le attività non importanti ma urgenti. Che significa? Si tratta di tutti quei compiti che non generano un vantaggio immediato per te e che non ti conducono al raggiungimento dei tuoi obiettivi, ma che devono comunque essere svolti.

Tutte queste attività possono essere delegate a terzi.

Q4 – Non importante/ Non Urgente

La maggior parte delle attività del quadrante 4 non fornisce alcun valore reale.
Si tratta perlopiù di perdite di tempo. Cosa fare in questo caso? Non eliminare del tutto le attività di questo quadrante, ma non lasciare che occupino la maggior parte del tuo tempo.

Per fare un esempio di attività non importante e non urgente, menzioniamo una ricerca sul web svolta per mera curiosità.

Come puoi vedere, la matrice di Eisenhower è uno strumento preziosissimo per definire le tue priorità e far emergere il time manager che è in te.

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