Una buona gestione del tempo è alla base del tuo successo personale e professionale. Essere padroni del proprio tempo (o, per dirla in altri termini, essere dei buoni time manager) è fondamentale per aumentare efficienza e produttività.

Ma che cosa si intende esattamente per time management e come fare per ottimizzare le risorse e incrementare la curva della produttività?
In questa guida ti spiegheremo quali sono le migliori strategie per la gestione del tempo e degli obiettivi, illustrandoti strumenti ed esercizi pratici che ti aiuteranno nel tuo percorso di crescita.

Se sei pronto, iniziamo subito.

Strategie avanzate e consigli utili sul time management

Che cosa significa gestire il tempo? In che modo possiamo definire obiettivi e priorità? A queste (e molte altre) domande risponderemo nei prossimi paragrafi della nostra guida.

Time management: che cos’è?

Abbiamo già detto che una corretta gestione del tempo ci permette di aumentare la nostra produttività. Ma che cosa intendiamo, nello specifico, per time management?

Volendo dare una definizione business-oriented, il time management consiste in una strutturazione sistematica, basata su delle priorità di allocazione temporale e una distribuzione tra richieste concorrenti.

Tutto questo si traduce in una serie di strategie e di pratiche volte alla realizzazione di specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato lasso di tempo.

Chiaramente, la gestione del tempo nel lavoro prevede una serie di attività, che rappresentano i pilastri di questa disciplina. Ci riferiamo ad una vero e proprio processo cognitivo, che prevede:

• Pianificazione efficace
• Definizione di obiettivi SMART
• Impostazione di scadenze
• Deleghe di gestione
• Allocazione temporale in base alle priorità
• Analisi e monitoraggio.

Acquisendo solidi principi di time management, sarai in grado di “dominare il flusso” e di essere pienamente responsabile della risorsa più scarsa presente sul pianeta.

Perché è importante gestire il tempo

Qualcuno ha detto che “il tempo e la marea non aspettano nessuno”. Beh, non c’è nulla di più vero: nella sua accezione più filosofica, il tempo è visto come un flusso, come un qualcosa che scorre inesorabilmente. Questo non significa che non possa essere controllato e gestito in modo efficace, imparando a lavorare per obiettivi e a seguire dei processi.

Esistono decine di risorse e di esercizi sulla gestione del tempo, dalla ormai famosissima tecnica del pomodoro alle matrici più avanzate. Tuttavia, per acquisirne i principi, è necessario capire perché è così importante gestire il tempo e quali sono i benefici a cui potresti accedere.

Parlare di time management nel lavoro, ma anche nella vita privata, è fondamentale perché:

• Puoi ottenere di più sforzandoti di meno: controllare il tempo ti permette di aumentare la tua soglia di concentrazione, aumentando la tua efficienza lavorativa;
• Il tempo è la risorsa più scarsa che c’è: che ti piaccia o meno, una giornata è fatta di 24 ore. Non c’è nulla che possa farti aumentare (o diminuire) questo range. Questo limite vale per tutti, compreso quel tuo collega che sembra lavorare il doppio di te e che ha già ottenuto una promozione;
• Migliora le tue capacità decisionali: Quando ti senti sotto stress per il tempo che scorre e devi prendere una decisione importante, propenderai a saltare alle conclusioni senza considerare completamente ogni opzione. Ciò conduce quasi sempre a decisioni sbagliate;
• Aumenta il tuo tempo libero: tutti hanno bisogno di tempo per rilassarsi e dedicarsi alle proprie passioni. Sfortunatamente, però, molti di noi non ne hanno mai abbastanza. La gestione del tempo ti aiuta a responsabilizzarti e a trovare tempo per te.

Processo di gestione del tempo: strategie ed esercizi

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Abbiamo detto che il time management prevede una serie di azioni ben definite, con l’obiettivo di renderti più produttivo.

Ma come si traducono queste azioni dal punto di vista pratico? Vediamo insieme l’iter per una gestione del tempo virtuosa, parlando di strategie e di strumenti.

Pianificazione efficace

Il primo passo per non farti sopraffare dalla marea prevede un’accurata pianificazione. Se non pianifichi nel dettaglio l’attività professionale, sarà impossibile averne il pieno controllo.

Il primo strumento di gestione del tempo di cui hai bisogno è un pianificatore di tempo, un elemento che ti consenta di organizzare nel dettaglio la tua vita professionale.

Puoi utilizzare un planning cartaceo o digitale, purché ti permetta di stabilire le attività da svolgere nel corso della giornata, della settimana, del mese e anche dell’anno.

COSA DEVI FARE: Scegli uno strumento di pianificazione che ti consentirà di avere sotto controllo tutte le attività da svolgere e relative scadenze.

Definizione delle liste di obiettivi SMART

Un’organizzazione senza obiettivi si ritroverebbe in una situazione simile ad una nave senza il suo capitano. Senza obiettivi saresti decisamente perduto: d’altronde, come si fa a capire da dove si parte se non si sa dove si vuole arrivare?

Gli obiettivi possono essere giornalieri, settimanali, mensili e addirittura annuali. La cosa fondamentale è che siano SMART. L’acronimo SMART indica che gli obiettivi che identifichiamo devono essere:
S = Specific (Specifici)
M = Measurable (Misurabili)
A = Achievable (Raggiungibili)
R = Realistic (Realistici)
T = Time-Based (Temporizzabili)

COSA DEVI FARE: Impara a darti degli obiettivi e a chiederti ogni volta se si tratti di obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporalizzabili.

Se i tuoi obiettivi sono SMART, inseriscili in una lista. Lavorare per elenchi è la soluzione migliore per ottimizzare il tuo tempo, che sia giornaliero o su base annuale.

Secondo Brian Tracy, uno dei massimi esperti in gestione del tempo, il sistema delle liste farà aumentare la tua efficienza del 25% già dal primo giorno.

Questo si traduce, in termini pratici, in due ore in più di tempo produttivo in una giornata di otto ore, che puoi ricavare semplicemente facendo una lista.

Gestione delle priorità

Dopo aver stilato la tua lista di attività, il prossimo step consiste nel definire delle priorità.

Come si fa a dare un ordine prioritario alle tue attività? Un buon sistema che potresti sperimentare è quello delle 4D:

• Delete (elimina): quell’attività può essere eliminata? Quali sono le conseguenze di non svolgere affatto il compito? Ricorda sempre la regola 80/20, proposta da Vilfredo Pareto: secondo questo principio, l’80% dei tuoi risultati deriva dal 20% delle tue azioni. Con questo vogliamo dirti che la chiave per massimizzare la tua efficienza sta nel dare la priorità alle attività che contribuiscono alla maggior parte dei tuoi guadagni, quindi quelle che rientrano in quel 20%;
• Delegate (delega): c’è qualcun altro che può eseguire quell’attività al tuo posto? Se si, potresti delegarla e ottimizzare il tuo tempo a disposizione;
• Defer (rinvia): alcune attività possono essere eseguite in seguito, ma entro alcuni parametri. Definisci sempre delle scadenze e posticipa quello che può essere posticipato, ma senza cadere nella trappola della procrastinazione;
• Do (fai): ci sono cose che devono essere fatte immediatamente e avere la priorità assoluta. Rimandare queste attività potrebbe introdurti ad una spirale di ansia e stress.

COSA DEVI FARE: Definire le priorità e dare delle deleghe è fondamentale in un’organizzazione. Analizza tutte le attività presenti nelle tue liste e stabilisci quelle che devi portare assolutamente a termine, quelle da eliminare, da delegare o da rimandare.
Un buon sistema per organizzare le tue liste è il metodo ABC, così definito da Alan Lakein. Nel suo sistema, le voci “A” sono le più importanti (“A-1” le più importanti del gruppo), poi “B” e infine “C”.

Analisi e monitoraggio

Non si può parlare di time management senza parlare di analisi dei risultati. Dovrai imparare a tenere tutto sotto controllo, verificare i tuoi progressi ed esercitarti con costanza per acquisire un metodo efficace.

Per una gestione del tempo davvero virtuosa nella tua organizzazione, dovrai affidarti a misurazione e costanza e ad una guida esperta che può fornirti tutte le risorse di cui hai bisogno. E ricorda:

La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei il pilota

Un Libro Consigliato