Chi di noi non ha mai sperimentato tensioni e conflitti durante le riunioni?
A volte può essere anche eccitante ed adrenalinico, ma spesso può danneggiare o ridurre l’attività e il morale del Team.
Se sei il Team Leader e si verifica un conflitto durante il meeting, qual è il tuo ruolo, il tuo compito? In che modo gestisci i conflitti? Come ristabilisci la serenità nel Team?
Come puoi evitare che i conflitti non danneggino il tuo lavoro ed il lavoro del Team?

Anche se potrebbe non essere possibile prevenire conflitti durante le riunioni, ci sono molte cose che puoi fare per impedire che i litigi e discussioni danneggino gli obiettivi del team.
In che modo potresti organizzare la riunione per ridurre il rischio di conflitti?
Come potresti trasformare il conflitto e tensione in forze positive che generino soluzioni e risultati migliori? Puoi ridurre l’impatto negativo del conflitto?
Come potresti aiutare le persone coinvolte a scendere a compromessi quando il consenso non è possibile?

Tipi di conflitti nel Team

I conflitti nelle riunioni di lavoro di solito rientrano in due macro categorie:

Divergenze tecniche professionali

Il conflitto può derivare da differenze di vedute professionali.
In molti casi, queste differenze non si trasformano in un conflitto aperto.
Ma il conflitto è più probabile quando il risultato è estremamente importante, quando la decisione presa è irreversibile o quando l’impatto del prendere la decisione sbagliata si rifletterà negativamente sulle persone coinvolte. Quando questo tipo di conflitto rimane irrisolto, può rovinare rapidamente le relazioni.

Lotte di potere

I conflitti possono sorgere quando persone o gruppi non si piacciono l’un l’altro oppure sentono che le loro posizioni sono minacciate. Questo tipo di conflitto tende a riguardare più la personalità delle persone che i “fatti” o le decisioni prese.
Le tecniche di cui ti parlerò sono applicabili anche in questo contesto, ma potrebbe essere necessario approfondire perché potrebbero esserci problemi più profondi da tirare fuori e risolvere.

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Prevenire i conflitti nel team

Prevenire è meglio di curare, si dice spesso..
Ecco alcuni approcci e modalità che potresti mettere in atto per riuscire a prevenire o a ridurre il rischio di conflitti nel team.

Agenda della riunione

L’agenda, spesso sottovalutata dai Team Manager, a volte addirittura completamente snobbata e considerata una perdita di tempo, invece è anche un possibile strumento di prevenzione di conflitti, oltre ad essere fondamentale per le riunioni di un Team efficace ed efficiente.

Una preparazione seria prima della riunione e una forte presenza durante la riunione è spesso ciò che può aiutarti ad evitare discussioni.

Se adotti una buona leadership per lo svolgimento di riunioni ben strutturate, ci saranno meno possibilità che i partecipanti alle riunioni seguano i propri programmi personali.
Invia l’ordine del giorno con un po’ di anticipo e, quando inizia la riunione, leggilo in modo che tutto il Team sia consapevole su cosa si lavora nel meeting.
Segui attentamente l’agenda, senza essere eccessivamente rigido.

In caso di conflitto, una agenda fatta bene permette di far riconoscere a tutti che il Team sta andando fuori rotta.
Se tutta la squadra concorda con gli obiettivi della riunione, sarà meno probabile che si verifichino interruzioni che portano al conflitto.

Fai maggiore attenzione alle riunioni in cui l’atmosfera e le dinamiche potrebbero rendere più semplice l’insorgere di conflitti.
Questi includono meeting in cui sono presenti “piantagrane conosciute” oppure individui e gruppi con una storia pregressa di conflitti non risolti.

Attenzione anche alle riunioni di team nuovi che hanno raggiunto una certa fase (Storming) dello sviluppo del loro team ma dove ancora non sono stati sviluppati metodi di lavoro efficaci.
In queste situazioni, è necessario condividere nel gruppo le regole della riunione.
Ad esempio, le persone potranno parlare uno alla volta per alzata di mano
Se il team si riunisce per prendere delle decisioni, potrebbe essere molto utile stabilire il processo decisionale, e poi chiedere a tutti l’adesione.

In qualità di Team leader, dovresti essere il primo osservatore delle regole ma anche il più attento nel farle rispettare da tutti.

Risolvere in anticipo i potenziali conflitti nel Team

Una chiave per individuare i primi segni di conflitto è osservare le persone durante la riunione, in particolare il loro “linguaggio del corpo“.

Se il conflitto è di tipo tecnico professionale, cerca di far esprimere a tutti i membri i propri punti di vista.
È importante che le persone abbiano l’opportunità di esprimere il proprio disaccordo il prima possibile, in modo che i problemi possano essere risolti e la riunione possa procedere in modo funzionale.

Ci possono essere alcuni segnali che potrebbero aiutarti nell’individuare un focolaio di conflitto:

  • espressioni facciali di stupore o disaccordo, talvolta intimidatorie verso l’oratore
  • scuotere la testa o alzare gli occhi al cielo
  • agitarsi o muoversi in modo nervoso
  • distrarsi guardando l’orologio, il cellulare oppure disegnando su un foglio di carta
  • sussurrare o scrivere appunti a un’altra persona. Questo potrebbe indicare che la persona sta cercando di raccogliere consenso sottobanco e di creare un Clan, una fazione interna.

In tutti questi casi, è meglio gestire il problema sul nascere, evitando di chiudere un occhio o peggio, lavandosene le mani e lasciando che le cose si risolvano da sole.

Benefici dai conflitti nel Team

Quando ci sono delle sfide tecniche importanti che il team deve risolvere, spesso nascono conflitti tra fazioni che preferiscono una o l’altra soluzione.
Quando si arriva poi ad una soluzione condivisa, ci si accorge che proprio grazie ai conflitti si sono elaborate molte più possibilità di soluzione.

Il conflitto, quindi, non è qualcosa che devi evitare a tutti i costi. Spesso il conflitto è un modo rapido per sviluppare creatività.
Certamente il team deve riuscire a gestire i possibili scontri all’interno di un perimetro ben delineato.

Risoluzione dei conflitti nel team

Allora, cosa succede se, nonostante tu abbia fatto tutto ciò che andava fatto, si verifica un conflitto importante imprevisto?
Ecco alcuni approcci e tecniche che puoi utilizzare.

Dalla persona alla proposta

Durante un conflitto, una situazione molto pericolosa da evitare è che la discussione metta al centro la persona invece della soluzione che ha proposto, considerata sgradevole.
Quindi, come Team manager, potresti riformulare le frasi ascoltate per spostare il focus di tutto il team dalla persona alla proposta.

Un esempio semplice.
Un membro dice: “Luca è il migliore in quel ruolo. Se tu nominerai Marco, anche se ha buone skills, io non potrò mai accettarlo”.
Il Team Leader riformula: “Quindi mi stai dicendo che le skills di Luca sono migliori di quelle di Marco per quel ruolo. Quali, secondo te, sono le più importanti?”
Da qui, puoi spostare la discussione in un’analisi oggettiva dell’importanza relativa delle diverse qualità.

Mettere in discussione

Un altro approccio è spostare l’attenzione dal conflitto all’approfondimento. Incoraggia le persone a fornire informazioni, piuttosto che affermare solo di essere in disaccordo con qualcosa.
Per fare questo devi adottare un approccio da Coach, utilizzando domande formulate con cura.
Non limitarti a fare domande chiuse sì o no, cerca di far emergere cosa pensano davvero le persone.
Chiedi esempi specifici e chiedi soprattutto suggerimenti su come cambiare l’idea spiacevole in accettabile. In alcuni casi si scopre che le modifiche sono piuttosto piccole e facili da accettare.

Minaccia percepita o reale?

Una causa importante di conflitto è che le persone potrebbero sentirsi minacciate nel loro ruolo oppure sono minacciate le cose a cui tengono.
Magari la loro reputazione, il loro giudizio, le possibilità di guidare un nuovo progetto o le possibilità di ottenere un bonus o un salto di carriera.

Ci sono due aspetti da considerare in questo contesto: la percezione della minaccia e la minaccia stessa.

Qui è necessario approfondire per risolvere in qualche modo.
Se la percezione è sbagliata, forse perché è basata su informazioni errate o incomplete. Quindi è utile fornire tutte le informazioni utili. L’ignoto è spesso percepito dalle persone come una minaccia.

Oppure può essere che la persona abbia ragione a sentirsi minacciata. In questo caso è necessario affrontare la situazione e spesso è utile trasparenza ed empatia.

Fuori dal meeting

Possono accadere delle situazioni particolare ed eccezionali che non possono essere risolte durante la riunione.
In particolarmente quando il conflitto riguarda questioni personali sensibili, vecchie ruggini o cosa di questo genere, che non possono essere discusse in Team, anche per una questione di privacy personale.

In questo caso, è necessario riconoscere il conflitto in essere e organizzare un incontro specifico per affrontare il problema in un secondo momento.

Ovviamente il tuo ruolo non potrà essere quello di giudice o di prendere le difese di una parte. Il tuo compito è facilitare il rientro nel team delle tue risorse al pieno del loro potenziale.

Infine, devi essere consapevole che semplicemente spesso non è possibile per tutti essere contenti di un risultato.
Se hai dato a tutti una possibilità di esprimere le proprie opinioni ed il proprio contributo, hai seguito il processo decisionale concordato, non devi prenderla sul personale se alcuni non sono contenti della decisione o del risultato. Questo vale anche per te, se sei tu quello insoddisfatto!

Conclusione

Il modo migliore per evitare conflitti durante le riunioni è prepararsi adeguatamente, tenendo in considerazione tutti i fattori possibili.

Osserva il linguaggio del corpo dei partecipanti durante il meeting. Approfondisci con domande per capire chiaramente i problemi. In questo modo, guiderai le persone verso un approccio più razionale e incoraggerai l’apprendimento e il problem solving di tutto il team.

Impara a conoscere la tua personalità e quella di tutte le persone del tuo team abbastanza bene per essere consapevole delle possibili frizioni che potrebbero nascere, e delle possibili alternative che puoi mettere in atto per evitare o gestire potenziali conflitti. Cerca anche di conoscerne i talenti, i punti di forza e le soft skills, condividendo queste informazioni con il team. Perché una consapevolezza diffusa è la base di un team eccellente, secondo me.

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