Hai mai sentito parlare di silos aziendali? Nulla a che fare coi grandi depositi per materie prime! Si tratta, invece, di una modalità di lavoro per cui ogni ufficio, reparto o dipartimento aziendale lavora per sé.
Che c’è di male? Te lo spiego subito.

I SILOS AZIENDALI E LA COLLABORAZIONE

Quando si parla di “collaborazione” sul posto di lavoro si tende a limitare questo concetto ai rapporti tra colleghi dello stesso ufficio. In realtà, chi si occupa di team management dovrebbe favorire la comunicazione e cooperazione anche tra uffici diversi.

Può, infatti, capitare che tu abbia bisogno di supporto o risorse da un’altro reparto. Oppure, potresti essere tu a dover dare aiuto.

Ma lavorare con altri dipartimenti non è sempre semplice. Questi potrebbero infatti avere priorità, processi, metodologie diversi se non addirittura in contrasto con le tue. Ancora, potrebbero non essere così disponibili a condividere informazioni per te importanti, o non aver chiaro il senso di ciò che fa il tuo gruppo.
Questa è la realtà dei silos aziendali.
E con queste premesse, una collaborazione risulta frustrante e infruttuosa per tutti.

LE CAUSE DELLA SCARSA COLLABORAZIONE

Le difficoltà create dai silos aziendali non sono dovute, come potresti credere, alla riluttanza a collaborare. Al contrario, spesso sono il risultato di una scarsa conoscenza reciproca.

PERCHÈ BISOGNA SUPERARE I SILOS AZIENDALI

Per prima cosa, per semplificare la vita tua e del tuo gruppo.
Poi, perché la mancanza di collaborazione danneggia l’intera azienda.

Considera che i reparti che comunicano efficacemente, comprendono i reciproci ruoli e li rispettano, sono più produttivi. Questo perché condividono le informazioni e operano in un clima migliore. Ciò permette di completare i compiti nei tempi previsti e con standard più elevati.

COSA PUOIO FARE PER SUPERARE I SILOS AZIENDALI E FAVORIRE LA COLLABORAZIONE

Ciò che ti serve è conoscere le diverse funzioni dei reparti e le persone che vi lavorano.

Per aiutarti, ho preparato alcune domande che ti saranno utili ad avere una visione più chiara.
Eccole!

1) COSA FANNO GLI ALTRI REPARTI?

Definisci cosa fa ogni reparto, ma anche cosa non fa.
Probabilmente scoprirai che alcuni uffici hanno più responsabilità di quelle che pensavi o che i loro compiti sono più ampi o complessi del previsto.
Queste sono tutte informazioni che ti torneranno utili quando avrai bisogno di aiuto

2) PERCHÉ  ESISTONO GLI ALTRI REPARTI?

Potresti credere che la loro ragione d’essere stia nelle attività che svolgono. In realtà, c’è differenza tra ciò che un reparto/ufficio fa e perché esiste.

Per esempio, la tua azienda potrebbe avere un servizio di assistenza clienti interno. Come mai non lo ha esternalizzato? Quali motivi strategici od operativi hanno portato a questa scelta?

In sostanza, la ragione d’essere dei reparti va oltre la semplice funzionalità e tocca la mission e i valori aziendali. Conoscerla ti permette di capire come ognuno di loro contribuisca all’obiettivo comune che l’azienda persegue.

Ai fini della collaborazione, questo ti aiuta a dare agli altri dipartimenti la giusta importanza anche quando le attività svolte ti sembrano di minor impatto.

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3) DOVE SI TROVANO GLI ALTRI REPARTI?

Un conto è collaborare con un reparto che si trova nell’ufficio accanto. Un conto è farlo con un reparto che si trova dall’altra parte dell’oceano.

Sapere dove si trovano le persone e in che ambiente lavorano ti è utile:
– per motivi operativi, per esempio quando fissare riunioni e devi considerare fusi o turni di lavoro;
– per motivi culturali. Potrebbero infatti esserci delle procedure o delle abitudini diverse da tenere in considerazione. Per esempio, in alcuni paesi arabi il venerdì è ancora un giorno festivo, come la nostra domenica.

Mostrare rispetto per le preferenze altrui è un modo semplice ma efficace per rafforzare le relazioni e favorire la collaborazione.

4) QUALI SONO LE LORO PROCEDURE?

Ogni dipartimento ha le sue regole e tu dovresti seguirle. Intendo dire che se il reparto amministrativo ti chiede la compilazione di un certo documento per portare avanti una richiesta, dovresti farlo. Insistere nel non seguire questa procedura ti inimicherà le persone e non porterà nulla a te.

Allo stesso modo, un reparto di produzione potrebbe aver bisogno di un certo periodo di tempo per creare, per esempio, un campione. Tu devi esserne consapevole per non complicare il lavoro a te e a loro.

Ugualmente, gli altri reparti dovrebbero conoscere le procedure del tuo reparto.

E abbi pazienza se le tue richieste non vengono subito esaudite! Potrebbero essercene altre più urgenti della tua.

4) CHI FA COSA?

Chi sono i responsabile dei vari dipartimenti? Chi sono i contatti che hai al loro interno? Quali sono le altre persone che ne fanno parte e che ruoli/competenze hanno? Chi nella tua squadra o dipartimento ha già un buon rapporto con qualcuno nei vari uffici?

Ovviamente, questo genere di indagine è più semplice nelle aziende piccole e più complesso in quelle grandi. Ma l’obiettivo non è che tu conosca ogni singolo dipendente, ma che tu abbia chiara la composizione “umana” dell’azienda per poterti muovere meglio.

COLLABORAZIONE È COINVOLGIMENTO

Come vedi, per superare i silos aziendali e favorire la collaborazione il fattore umano è fondamentale. Le persone vogliono essere considerate, rispettate, comprese. E, soprattutto, non vogliono essere usate.

Per questo, dovresti interagire con gli altri reparti non solo quando fa comodo a te o ti viene richiesto.
Chiedi informazioni o pareri anche quando non è di vitale importanza per te, aggiorna gli altri reparti su cosa succede nel tuo ufficio e offri il tuo aiuto se ritieni che ne abbiano bisogno.

In questo modo, non solo stringerai rapporti migliori con le persone, ma favorirai uno scambio che, nel lungo periodo, porterà benefici a tutti.