Se hai a cuore la gestione del tempo, capire come organizzare la giornata e sfruttare al meglio ogni momento è la tua priorità. In questo blog abbiamo parlato (e parliamo) spesso di time management, ossia della capacità di sfruttare al meglio il tuo tempo e ottenere la massima profittabilità.

Tutte le persone di successo sono accomunate da un fattore, ossia la loro abilità nella gestione dei tempi. In una società interconnessa come quella in cui viviamo, essere organizzati è il requisito fondamentale per fare un passo avanti come professionista nel tuo campo. Se sei un manager e dirigi un team, saprai ancora di più quanto sia vero questo principio, perché lo vivi ogni giorno sulla tua pelle.

In questa guida ti daremo 5 consigli per imparare come organizzare la giornata in modo efficace, massimizzando la tua produttività e gestendo al meglio le priorità. Iniziamo subito.

Ecco come organizzarsi la giornata ed essere produttivi

Il concetto di produttività si sposa con quello di efficienza: significa fare di più, più velocemente e con meno tempo. L’organizzazione della giornata lavorativa è alla base di questo principio: imparando a pianificare potrai ottenere il massimo investendo il minimo. Vediamo le 5 cose da fare per essere padrone del tuo tempo.

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#1 – Calendarizza gli impegni

Se vuoi sapere come organizzare la giornata a lavoro, la prima cosa da imparare è una corretta calendarizzazione degli impegni. Che significa? Semplice: procedi con un programma settimanale e segna su un calendario (cartaceo o digitale) tutti gli obiettivi da portare a termine.

Scomponi il tuo macro obiettivo in piccoli obiettivi su cui lavorare quotidianamente. Sicuramente, ogni attività da portare a termine per la tua settimana avrà un grado di importanza. Per capire quali attività svolgere con urgenza, quali delegare e quali eliminare, leggi la nostra guida sulla matrice di Eisenhower: ti darà un punto di vista prezioso su cui lavorare.

Ricapitolando:

  • Datti dei macro obiettivi settimanali
  • Scomponili in passaggi da portare a termine quotidianamente
  • Organizza una to-do list quotidiana con tutte le task da svolgere

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#2 – Impara a gestire il tempo

Ci siamo, ora che hai messo nero su bianco le cose da fare, è tempo di organizzare il lavoro concretamente. Accanto ad ogni attività da portare a termine, indica anche un limite temporale massimo a disposizione. Se ti sembra di avere poco tempo, ricorda sempre che il tempo a disposizione della giornata si dilata a seconda del numero delle attività da fare.

Che vuol dire? Che se hai una to-do list giornaliera con 3 cose da fare, probabilmente impiegherai le tue ore a lavoro per svolgere quelle tre attività. Se inserisci 5 cose da fare nella tua to-do list, imparerai come ridimensionare l’uso del tempo e adattarlo alle circostanze. L’obiettivo è ottimizzare i tempi: secondo la legge di Pareto, il 20% delle tue azioni determinano l’80% dei risultati.

Concentrati su un 20% fatto bene per goderti il successo e taglia tutto ciò che ti succhia via troppo tempo e ti allontana dai tuoi obiettivi.

come organizzarsi la giornata

#3 – Allontana le distrazioni facendo decluttering

Ti sembrerà un consiglio banale, ma non lo è affatto. Capire come organizzare la giornata significa principalmente capire come massimizzare il tempo a tua disposizione eliminando ogni forma di distrazione. Gloria Mark, scienziata dell’informazione dell’Università della California, ha scoperto che occorrono in media 26 minuti per recuperare la concentrazione dopo interruzioni banali.

Quando sei a lavoro, elimina le fonti di distrazione. Ad esempio, avere molte cianfrusaglie sulla scrivania rischia di creare inutili diversivi. Spazio di lavoro disordinato = mente disordinata. Se la tua scrivania è un disastro, come puoi aspettarti che la tua giornata di lavoro scorra senza distrazioni indesiderate?

Il segreto è organizzare il tuo ambiente di lavoro così come vorresti organizzare la tua mente. Lo stesso vale per il tuo desktop. Usa etichette, cartelle e schede a colori per ordinare il materiale e tirarlo fuori all’occorrenza. Tieni sulla scrivania solo l’essenziale: così riuscirai ad abbattere le distrazioni e rimanere concentrato.

#4 – Gestisci le pause

Organizzare il tempo significa anche gestire le pause. Scappare da una riunione all’altra non è produttivo, perché ti stanchi e perdi concentrazione. Blocca il tempo nel tuo calendario e prevedi delle pause.

Pianificando in anticipo le tue giornate (magari, la sera prima) riuscirai a darti un tempo per ogni task e inserire delle pause, facendole diventare parte della tua routine. Fare una breve passeggiata e prendere un caffè con un collega sono due ottimi modi per distrarsi e recuperare la produttività.

#5 – Riduci le riunioni

In “Four hours for week”, Tim Ferriss parla di quanto le riunioni assorbano il nostro tempo a lavoro senza portarci nulla di produttivo. Tutto vero: spesso durante le riunioni si tende a perdere il focus e a discutere senza trovare una vera soluzione alle sfide quotidiane.

Riduci al minimo le riunioni e programma sempre un ordine del giorno da seguire. Abitua il tuo team a comunicare attraverso uno strumento funzionale per il lavoro, come potrebbero essere le mail. Ritagliati un tempo per rispondere alle mail e non aprire in continuazione la casella di posta, per evitare di distrarti.

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Abbiamo visto come organizzare la giornata e come fare per migliorare la produttività eliminando le interferenze. Se vuoi entrare a far parte di quella cerchia ristretta di professionisti che sfruttano al massimo il loro tempo traendone ogni beneficio, dovrai fare qualcosa di concreto, ora.

Il per-corso Be One Lab sulla gestione del tempo è la soluzione ideale: si tratta del percorso esperienziale che ti porta da “Non so gestire il tempo” a “So perfettamente come massimizzare le mie opportunità di successo”.

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