Capacità e competenze organizzative: quali sono e come acquisirle

Le capacità e competenze organizzative sono tra le abilità lavorative più importanti e trasferibili che un dipendente possa acquisire.

Queste soft skills fanno riferimento ad una serie di attitudini che aiutano una persona a pianificare, stabilire le priorità e raggiungere i propri obiettivi. La capacità di mantenere il lavoro organizzato, infatti, consente ai lavoratori di concentrarsi su diversi progetti senza essere disorientati o persi, aumentando così la produttività e l’efficienza sul posto di lavoro.

I responsabili HR e i manager cercano dipendenti che siano in grado sì di svolgere le loro mansioni tecniche, ma anche di adattarsi rapidamente alla struttura organizzata di un’azienda. Proprio come le capacità e le competenze relazionali, quelle organizzative sono preziose per non perdere mai di vista gli orizzonti da raggiungere, migliorando il tuo rapporto con gli altri e la gestione del tuo tempo.

Vediamo ora quali sono le capacità organizzative e in che modo possono influire sulla tua vita professionale.

Come le abilità organizzative possono migliorare il tuo lavoro

Le capacità e competenze organizzative rappresentano un po’ la spina dorsale della gestione del tempo e delle risorse; senza queste abilità, difficilmente riuscirai a mantenere in piedi la struttura professionale. Contrariamente a ciò che si pensa, queste attitudini non sono innate, ma possono essere sviluppate e potenziate seguendo approcci specifici. Scopriamo subito quali sono le abilità che non devono assolutamente mancare, ad esempio, nel curriculum europeo e cosa fare per acquisirle.

Attitudini organizzative: perché sono importanti?

I dipendenti con buone capacità organizzative sono preziosissimi all’interno dell’organico aziendale: questi sono capaci di mantenersi calmi e preparati con una pianificazione e programmazione sistematica del lavoro.

Generalmente, l’organizzazione aziendale prevede lo svolgimento di task in tempi rigidi e predefiniti: l’attitudine all’organizzazione del lavoro permette di trovare una via efficace per completarle.

Detto questo, capirai bene quanto l’organizzazione sia importante sul luogo di lavoro, soprattutto per evitare vizi come la procrastinazione.

5 abilità organizzative da possedere

Secondo l’esperto David Allen, ci sono alcune capacità e competenze organizzative di base che, se possedute, possono migliorare moltissimo la tua produttività e la tua abilità nella gestione del tempo. Vediamo quali sono e come svilupparle per massimizzare il tuo potenziale in azienda.

Memoria

Generalmente, sul posto di lavoro, ti viene chiesto di svolgere una serie di compiti. Al momento della richiesta, ti senti convinto di averli assimilati ma in realtà non è così: le richieste saranno nella tua testa e nella tua memoria, ma fino ad un certo punto.

Questo perché il tuo cervello fissa queste informazioni nella memoria a breve termine, che però non è attrezzata per immagazzinare una grossa mole di informazioni. Ciò porta ad uno spreco di energia che può causarti dello stress.

COME FARE? Quando ti vengono assegnati dei compiti, non affidarli alla tua memoria ma mettili per iscritto. Ogni volta che ne hai svolto uno, depennalo dal tuo elenco e libera la tua memoria. Costruendo uno schema e liberando la tua mente dai fardelli, farai davvero passi da gigante nella tua organizzazione.

Elaborazione

Questo passaggio è la diretta conseguenza del primo. Come abbiamo detto, fare ordine nella mente è fondamentale per ricordare tutte le mansioni da svolgere.

Una delle competenze organizzative e gestionali apprezzate riguarda proprio la capacità di capire l’importanza e l’urgenza di un compito: non tutti i compiti sono uguali. Ci sono dei compiti da svolgere personalmente e con urgenza, altri da delegare, altri ancora da eliminare. Per comprendere meglio questo aspetto, leggi la nostra guida dedicata alla matrice di Eisenhower.

COME FARE? Tornando a noi, una volta che hai sottomano tutti i compiti da fare da inserire nel tuo elenco, assicurati di non avere al suo interno:

Mansioni che dovrebbe svolgere qualcun altro
Mansioni che possono essere svolte senza nessuna urgenza
Cose che possono essere fatte in un lasso di tempo assai breve: secondo alcuni formatori, tutto ciò che può essere fatto in meno di 5 minuti va fatto immediatamente, perché procrastinare allungherebbe moltissimo questi tempi
Mansioni che non richiedono azione diretta
Progetti interi: nel tuo elenco devono esserci solo attività

Avere una to-do list “pulita” ti aiuta ad essere più concentrato e focalizzato, ottimizzando la tua organizzazione e migliorando la tua efficacia.

Organizzazione

Le capacità e competenze organizzative si formano grazie alle esperienze dirette e al tempo. Queste abilità sono il frutto delle tue scelte e del tuo approccio (o forma mentis che dir si voglia). Per lavorare in modo organizzato, assicurati sempre di:

Avere un elenco delle attività da svolgere nel breve termine
Archiviare nel modo corretto tutte le task già svolte
Definire sempre obiettivi smart e darti orari e tempistiche reali per lo svolgimento di una mansione
Costruisci dei promemoria o usa delle app per organizzare le task (ad esempio Todoist), così che tu possa rivedere in un secondo momento le attività non urgenti

Questo approccio può sembrare rigido, ma in realtà anche per attività molto schematiche come il lavorare con database è necessaria una mente acuta. L’efficienza mentale, però, non è fatta solo di questi parametri. Una mente efficiente sa:

Scatenare il pensiero creativo
Prendere appunti
Pianificare lo sviluppo
Identificare i problemi
Parlare in pubblico

Revisione

Per revisione, in questo caso, intendiamo la possibilità di rivedere tutte le attività determinando quella più importante da svolgere tenendo in considerazione fattori come tempo e risorse.

COME FARE? Ad esempio, se tra le attività del giorno c’è una chiamata ad un fornitore, tieni conto del tempo e delle risorse che hai in quel momento: questa attività può essere svolta anche se ti trovi fuori dall’ufficio, perché basta avere un telefono con te. Ci sono altre attività che, invece, richiedono più tempo e più risorse e possono essere svolte sono in un contesto determinato.

Potresti anche considerare la possibilità di creare to-do list contestualizzate: ad esempio, se devi inviare diverse mail, crea l’elenco @mail e scrivi al suo interno il nome del destinatario, l’orario in cui intendi inviare il messaggio e un paio di righe per eventuali annotazioni e specifiche sul contenuto.

Azione

Non potrai mai essere organizzato se non agisci. L’azione è l’unico modo per affinare queste abilità, per metterti alla prova e misurarti nella gestione dei tuoi progetti professionali.

Creare delle liste non è sufficiente, se non ti metti subito in moto per spuntare da queste tutte le attività svolte. Ricorda sempre che, quando lavori in un team ben organizzato , ogni membro ha un ruolo diverso e le attività vengono assegnate di conseguenza.

Creare la struttura organizzativa di una nuova squadra è già un abile risultato, ma lo è anche dare e accettare la delega appropriata, seguire le indicazioni e comunicare chiaramente con le persone giuste. Le persone ben organizzate comprendono e mantengono le strutture delle squadre di cui fanno parte.

Organizzazione e gestione: percorsi di coaching

Per sviluppare le capacità e competenze organizzative e migliorare le tue performance sul lavoro, è utile affrontare un percorso strutturato in grado di valorizzare le tue abilità e coltivare le tue attitudini.

Se desideri:

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